Aprobar una factura no debería tomar tres días. Ni vivir en un WhatsApp.
El Módulo de Workflow convierte tus cadenas de email y WhatsApp en flujos formales de aprobación. Cada factura recibida, cada propuesta de pago y cada documento que necesite visto bueno pasa por las manos correctas, en el orden correcto, con notificaciones automáticas y trazabilidad completa para auditoría.
Cinco días esperando una aprobación que duraba un clic.
Hoy las aprobaciones contables en Panamá viven repartidas entre cadenas de email reenviadas, mensajes de WhatsApp, capturas de pantalla y archivos PDF en escritorios. Una factura puede pasar 5 a 7 días esperando que alguien la apruebe — porque el aprobador está en otro país, en reunión, o porque el contador no sabía a quién mandársela primero.
Para empresas con varios niveles (jefe directo → gerencia → finanzas → tesorería), el cuello de botella se multiplica en cada paso. El cierre mensual se desplaza dos o tres días por aprobaciones pendientes, las facturas se vencen sin pagar, y el riesgo de error humano (aprobar dos veces, pagar duplicado, saltarse un nivel sin querer) está siempre presente.
Y cuando llega la auditoría — interna, externa o de cumplimiento — no hay forma de demostrar quién aprobó qué, cuándo, y con qué información a la vista. Lo que vivía en WhatsApp no es prueba.
Del documento al aprobador correcto, en cinco pasos automáticos.
El documento entra al flujo.
Una factura procesada por el Módulo de Facturas, una factura emitida por el Módulo de Facturación Electrónica, o cualquier documento que tu equipo cargue manualmente al sistema — un contrato, una nota de gastos, una solicitud de compra, una requisición. Synaptyc detecta qué tipo es y a qué flujo de aprobación corresponde.
Las reglas que configuraste deciden quién aprueba.
Por monto, por departamento, por proveedor, por categoría de gasto. Una factura de papelería menor a $200 puede tener un solo aprobador automático. Una compra de equipo industrial de $50.000 pasa por jefe directo, gerencia financiera y aprobación final del CFO. Las reglas se definen una vez y se aplican siempre.
El aprobador recibe la notificación donde esté.
Por email, por la app móvil o desde el portal web. Ve la factura completa, los datos del proveedor, el asiento contable propuesto y cualquier nota que el iniciador haya añadido. Aprueba o rechaza con un toque, opcionalmente con comentario. Sin necesidad de pedir información adicional por WhatsApp.
Las vacaciones no detienen el flujo.
El documento aprobado continúa el ciclo: la factura se contabiliza en Sage 50, el pago se ejecuta en el banco, el cierre se publica. Y si un firmante sabe que va a estar fuera unos días, designa con antelación un suplente desde un botón dedicado del módulo — otro usuario con licencia de firmante — para que las aprobaciones que le toquen durante esos días le lleguen al sustituto sin frenar la operación.
Cada paso queda registrado.
Quién aprobó, cuándo, desde qué dispositivo, con qué versión del documento a la vista, qué comentó. El historial es inmutable, exportable y queda asociado de forma permanente al documento. Cuando llegue la auditoría, todo está en un solo lugar.
Cuatro cosas que cambian desde el primer flujo configurado.
Tiempo de aprobación medio
Una factura que tardaba 5 a 7 días en aprobarse pasa a aprobarse en menos de 24 horas. El aprobador recibe la notificación en su celular y resuelve en segundos.
Trazabilidad para auditoría
Cada aprobación queda registrada con sello de tiempo, identidad del aprobador y versión del documento. Historial exportable y aceptable para auditoría interna, externa o regulatoria.
Aprobaciones desde donde estés
El aprobador no necesita volver al escritorio. Aprueba desde el aeropuerto, desde Miami, desde una reunión. Sin perder contexto: la factura completa está en pantalla.
Las ausencias no frenan las aprobaciones
Cuando un firmante va a estar fuera, designa con antelación un suplente desde el módulo — otro usuario con licencia de firmante. Las aprobaciones que le toquen durante esos días se redirigen automáticamente al sustituto. Las vacaciones, viajes o licencias dejan de ser cuellos de botella del cierre.
En 360 Sterling Tax llevamos tres años aprobando facturas, pagos y cierres con este mismo motor. Cuando decidimos traerlo formalmente como producto a Panamá, ya teníamos tres años de práctica viviéndolo desde adentro.
La plataforma cuenta además con más de una década de operación documentada en empresas españolas de auditoría, consultoría y servicios profesionales.
Si te ves en alguno de estos casos, este módulo te paga su inversión en semanas.
Empresas con varios niveles de aprobación
Cuando el pago de una factura requiere visto bueno del jefe directo, validación del área de finanzas y autorización del CFO o gerencia general, el flujo manual deja de escalar. Workflow modela esos niveles una vez y los aplica automáticamente según monto, departamento o tipo de gasto.
Empresas reguladas o auditadas con frecuencia
Si operas en banca, salud, gobierno, seguros, energía o cualquier sector con auditorías regulares, la trazabilidad de aprobaciones deja de ser "buena práctica" para volverse requisito. Workflow entrega un historial inmutable y exportable que cualquier auditoría acepta.
Despachos contables con varios clientes
Cuando contabilizas para 20, 40 u 80 empresas, validar información con cada cliente antes de cerrar el mes es un trabajo de coordinación constante. Workflow permite que el cliente reciba la notificación, revise lo propuesto y apruebe directamente desde su celular, sin tener que estar en cadena de emails con el despacho.
Nuestro propio despacho, 360 Sterling Tax, lleva tres años operando con este flujo. Cada cliente recibe la notificación, revisa el asiento propuesto y aprueba con un toque — tres años antes de que el producto se ofreciera formalmente como Synaptyc en Panamá.
Empresas con aprobadores que viajan o trabajan remoto
En Panamá es habitual que el CFO viaje a casa matriz, que el gerente esté en Costa Rica una semana al mes, o que el dueño esté en el interior. Si las aprobaciones dependen de personas que no siempre están en la oficina, el módulo móvil resuelve ese cuello de botella sin renunciar al control.
Encima de Sage 50 y conectado al resto de tu operación contable.
Compatible con Sage 50 · PeachtreeActiva hoy en Panamá: Sage 50, también conocido como Peachtree. Los documentos aprobados llegan directamente a tu Sage 50 con la información completa: identidad del aprobador, sello de tiempo, comentarios. La trazabilidad queda asociada al asiento contable permanentemente.
Workflow conecta con los otros módulos de la Plataforma Ubyquo y con los módulos de Desarrollo Synaptyc. Una factura procesada por el Módulo de Facturas puede pasar por aprobación antes de contabilizarse. Una factura electrónica generada por el Módulo de Facturación Electrónica puede pasar por revisión comercial antes de emitirse a la DGI. Y en sentido inverso: cuando el Módulo de Bancos detecta un pago saliente en el extracto que no tiene contraparte aprobada en el ERP, Workflow bloquea su contabilización hasta que un responsable lo valide.
Implementación típica: 2 a 4 semanas. Modelado de tus flujos actuales con el equipo de Synaptyc, configuración de reglas por monto y por departamento, alta de aprobadores con sus credenciales, integración con tus correos corporativos.
SAP Business One y QuickBooks: integraciones próximamente.
Lo que más nos preguntan en demo.
¿Cómo defino los niveles de aprobación?+
En la implementación, modelamos tu organigrama y tus reglas de autorización actuales. Por ejemplo: facturas hasta $500 las aprueba el jefe directo automáticamente; entre $500 y $5.000 pasan también por finanzas; más de $5.000 requieren CFO. Las reglas se definen por monto, por categoría de gasto, por departamento o por proveedor, y se modifican en cualquier momento sin tocar el ERP.
¿Pueden aprobar desde el celular?+
Sí. Cada aprobador tiene acceso por app móvil, desde el portal web o directamente desde el email con un enlace seguro. Ve la factura completa, los datos del proveedor, el asiento contable propuesto y cualquier comentario. Aprueba o rechaza con un toque, opcionalmente con justificación. Sin VPN, sin escritorio remoto, sin pedir información adicional por WhatsApp.
¿Qué pasa si el aprobador no está disponible (vacaciones, viaje)?+
El módulo de Workflow tiene un botón dedicado a designación de suplente. El propio firmante o el administrador del sistema lo configuran con antelación: indican qué fechas estará el titular ausente y a qué usuario (que también debe tener licencia de firmante) se redirigen las aprobaciones durante ese periodo. Cuando llegan documentos durante esas fechas, le aparecen al sustituto en su bandeja como propios. Es continuidad operativa planificada — no escalado automático por inactividad.
¿Se puede rechazar una aprobación? ¿Qué pasa después?+
Sí. El aprobador puede rechazar y debe añadir motivo. El documento vuelve al iniciador con el rechazo y el comentario, para que corrija, complete información o lo descarte. El historial conserva el rechazo: en auditoría queda visible que ese flujo se inició, se rechazó y por qué.
¿Cuántos niveles de aprobación se pueden configurar?+
Sin límite práctico. Hemos modelado flujos de 2 niveles (PyMEs típicas) y de 5 a 6 niveles (corporativos panameños con matriz internacional). El sistema no penaliza la complejidad, pero recomendamos no exceder lo que realmente necesitas: cada nivel adicional añade tiempo al ciclo.
¿Cómo se exporta el historial para auditoría?+
Un solo informe en PDF o Excel con todas las aprobaciones del periodo (mes, trimestre, año, o filtrado por proveedor, departamento o monto). Incluye fecha y hora, identidad del aprobador, dispositivo, comentarios y el documento aprobado adjunto. Los auditores que hemos visto en Panamá lo aceptan sin pedir información adicional.
¿Funciona con documentos que no vienen de otros módulos de Ubyquo?+
Sí. Workflow es independiente: puedes cargar documentos manualmente (un contrato, una nota de gastos, una solicitud de compra, una requisición) y modelar el flujo de aprobación que necesites. El valor mayor se da combinándolo con los otros módulos (las facturas entran solas, los pagos llegan solos), pero funciona también como sistema de aprobaciones general.
¿Sirve también para validar pagos que ya se ejecutaron en el banco?+
Sí, y es uno de los usos más diferenciadores del módulo en empresas medianas y grandes. Cuando el Módulo de Bancos descarga el extracto bancario y detecta un pago saliente que no tiene contraparte aprobada en tu ERP, Workflow bloquea automáticamente su contabilización hasta que un responsable lo justifique. Útil para detectar cargos no autorizados, transferencias por error, o salidas de fondos que requieren justificación documental antes de quedar registradas como gasto en tu Sage 50.
¿Cuánto cuesta? ¿Cuánto tarda implementarlo?+
Workflow se vende en bloques de 5 licencias. Cada licencia corresponde a un firmante o aprobador del proceso. Los visores y revisores que solo consultan documentos sin firmarlos no consumen licencia, y se les puede dar acceso libremente. Los tres primeros circuitos de aprobación los configuramos contigo sin coste adicional como parte de la implementación. Implementación típica: 2 a 4 semanas. En la demo te damos los números concretos en dólares para tu volumen.
Descarga la ficha técnica completa.
14 páginas con todo lo necesario para evaluarlo internamente: tipos de flujo soportados, ejemplos de configuración por sector (PyME comercial, despacho contable, corporativo regulado), comparativa contra los métodos manuales (email y WhatsApp), modelo de seguridad, requisitos técnicos del aprobador, plan de implementación y ejemplos de reportes de auditoría exportados.
Recibirás el PDF en tu correo
Trae tu flujo de aprobación actual. En 15 minutos te lo modelamos en vivo.
Cuéntanos cómo se aprueba hoy una factura, un pago o un cierre en tu empresa — quién interviene, con qué reglas, en qué orden — y te enseñamos cómo se vería ese mismo flujo configurado en Workflow. Sin compromiso, sin pitch agresivo, sin presentación de 40 slides.
Quince minutos. Tu caso real. Sin compromiso.
Cuatro módulos donde Workflow añade el control que faltaba.
Módulo de Facturas
El origen más común de las aprobaciones. Una factura procesada por Ubyquo Facturas entra automáticamente al flujo de Workflow antes de quedar contabilizada en Sage 50.
Conoce más →Módulo de Bancos
El control inverso. Cuando Bancos detecta un pago en el extracto bancario que no tiene contraparte aprobada en el ERP, Workflow bloquea su entrada a contabilidad hasta que un responsable lo valide. El gate que evita que pagos no autorizados se cuelen silenciosamente en tus libros.
Conoce más →Módulo de Facturación Electrónica
Para empresas con proceso comercial formal: una factura emitida puede requerir validación interna antes de enviarse a la DGI como CAFE oficial.
Conoce más →Módulo de Gestión de Cobros
El otro lado del ciclo: estados de cuenta que se envían a clientes pueden requerir visto bueno comercial antes de salir. Workflow añade ese filtro.
Conoce más →